Este es el presente de la industria de eventos

Sobre el Autor: Pepe Villatoro es un emprendedor galardonado a nivel mundial. Ha creado 5 empresas y fue el Director de WeWork para América del Norte. Actualmente, es cofundador y CEO de Fuckup Nights, un movimiento presente en 330 ciudades de 90 países, y colabora con gobiernos y empresas para ayudar a crear un cambio de mentalidad. Le encanta viajar, una buena comida y buenas conversaciones.
A estas alturas del año, estamos hartos de seguir escuchando sobre la pandemia de COVID-19, los retos y los problemas. Eso es algo que ya discutimos anteriormente en este blog especial. 😉

Y aunque esto no ha terminado, creemos que es necesario mirar hacia el futuro, un futuro que esta crisis nos obligó a imaginar e implementar en cuestión de semanas para poder sobrevivir. 

Es por eso que hemos recopilado algunos de los formatos que nunca imaginamos ver en la comunidad de Fuckup Nights y que definitivamente moldeará la forma en que hacemos eventos. Y no solo nuestros eventos, si no que cualquier otra experiencia y encuentro entre personas en los años que vienen.

Eventos digitales

La respuesta por default ante esta crisis fue pasar todo a online. Nuestras cuentas de Zoom y Skype jamás estuvieron más activas. Así fue como surgieron nuestras ediciones de Cuarentena. Primero en Italia (en aquel momento, fue de los primeros países en iniciar la cuarentena) con un evento regional, donde participaron organizadores de Fuckup Nights de distintas ciudades italianas. Después, en cuestión de semanas, fue en todo el mundo.
“Fuimos pioneros en esta nueva forma de hacer nuestros eventos y aunque fuimos muy rápido de la fase de ideación a implementación, nunca nos negamos a contar una historia de fracaso profesional sólo porque no se ajustaba al formato.” -Romina Henle, Fuckup Nights Lugano
Por suerte, nuestra comunidad global de organizadores de Fuckup Nights se pusieron manos a la obra con agilidad. Y la respuesta rápida del movimiento empezó a mantener el ritmo de eventos mensuales.
Adaptar nuestro característico formato presencial fue un gran reto y nos llevó un tiempo entender completamente cómo mantener a nuestra audiencia enganchada. Por aquellos días, los eventos online, webinars, talleres, juntas y encuentros eran parte del día a día y pronto se empezó a volver aburrido y cansado, pues la gente pasaba la mayoría de su día detrás de un monitor.
Luego de un par de meses en los eventos digitales, algunas ideas para diversificar el formato empezaron a surgir. Mujeres sin filtro fue uno de los primeros eventos online temáticos en aparecer, con valientes historias de madres y emprendedoras. Tiempo después, nuestra edición Diverso: LGBTQ+

Para esta edición especial, tuvimos la oportunidad de tener por primera vez una selección completa de speakers trans en Latinoamérica y la premier en vivo de una nueva canción del Coro Gay de la Ciudad de México, un drag show digital. En resumen, El evento que jamás imaginamos organizar.
La normalizada posibilidad de compartir tu fracaso sin salir de casa se volvió una fortaleza, e hizo posible encontrar increíbles historias de speakers especializados y de nicho para estas ediciones especiales de muchas partes del mundo.

¿Pero qué pasa con los eventos presenciales? ¿Están completamente olvidados ahora?
No realmente. Aunque al momento de escribir este blog algunos países están experimentando diferentes etapas de la pandemia, muchos otros empiezan a poder salir y seguir con la “nueva normalidad”. Con algunas restricciones, claro.

Conoce las 10 cosas que aprendimos organizando eventos online.

Eventos presenciales

En la segunda mitad del año, algunos países en Europa empezaron a relajar las medidas de esparcimiento, y algunos eventos han sido gradualmente permitidos con un número limitado de asistentes, distancia social y recomendaciones básicas de higiene.

¿Qué esperar del futuro en la industria de eventos? Esa es una pregunta que tal vez no tenga una respuesta clara, pero lo que es seguro, es que las medidas actuales serán más comunes en los años por venir.

¿Seguirá la pandemia acechando un año más? Serán más comunes los eventos con las medidas pertinentes ya que más países relajarán las medidas de confinamiento. ¿Seremos germofóbicos después de esta crisis? Algunas personas apreciarían en el futuro un poco de sanitizante y toallitas desinfectantes como kit de bienvenida. ¿Nos atacará otro virus? Los organizadores de eventos sabrán cómo tratar epidemias locales. Incrementará la consciencia que hay sobre este tema en el futuro.

Algo similar sucedió en Waterloo.
¿Qué hacer cuando hay una restricción de distanciamiento social y quieres juntar alrededor de 70 personas para escuchar fracasos? Los reúnes en un estacionamiento… obviamente.

Su edición de “Aire y fracasos frescos  como lo llamaron los organizadores locales en Waterloo, Canadá, fue una Fuckup Night digna de verse. Respetando la distancia social y los eventos en lugares ventilados, el equipo local tuvo la idea de hacer el evento en el estacionamiento de un colaborador y salón para eventos.
Bastó con un par de sillas, círculos de gis y buenos speakers para hacer posible esta inusual y muy necesaria edición. Evento que curiosamente sucedió junto a una tienda de detección de COVID-19.

Al igual que en Waterloo, algunas otras ciudades alrededor del mundo han tomado la iniciativa y crearon soluciones originales alineadas a las medidas recomendadas. Ciudades como Cluj-Napoca, Kuala Lumpur, Sofía y Basilea empiezan a asomar la cabeza en la nueva normalidad.

Una nueva normalidad lista para ser inventada. Porque ya sabes, las crisis vienen de la mano con innovación e ingenio.

Eventos híbridos

¿Pero por qué solo enfocarse en en eventos digitales y presenciales cuando puedes tener ambos? Los eventos híbridos han aparecido en esos lugares intermedios dónde puedes organizar eventos físicos pero la locación o las restricciones limitan el alcance.

No importa qué le depara a la industria de eventos, los eventos híbridos están para quedarse. Y todas las posibles dinámicas en un evento de este tipo son tan emocionantes como ilimitadas.

Tomemos como ejemplo Armenia. La comunidad de Fuckup Nights allá ha crecido mucho en los últimos años. Una pandemia definitivamente no es un obstáculo para ellos.

Después de algunas colaboraciones con un aliado local de realidad virtual, esta alianza encontró una oportunidad durante esta crisis para florecer y crear la primer Fuckup Night en realidad virtual del mundo. ¿Sorprendente, no?
Tal vez pienses que sigue siendo un formato digital, y estás en lo correcto. Sin embargo, la tecnología de RV puede mejorar enormemente la experiencia y hacerlo sentir como un evento en persona. Mientras que los after parties pueden ser difíciles de hacer online, el equipo local de Armenia fue capaz de organizar una fiesta de networking virtual en una terraza virtual… en un edificio virtual. 
Tal vez se sienta extraño físicamente hasta que la tecnología sea más accesible, pero sigue siendo interesante. Las conexiones son genuinas. Estuvimos con personas que no habíamos visto en un año o más. –Vjihanyan, Fuckup Nights Armenia
Aún hay que voltear, caminar y hablar para interactuar. Sin medidas de distancia social, solo tú, tus lentes de RV y una cerveza en tu sala. Aún más emocionante, los lugares y escenarios son completamente customizables, divertidos y creativos. Puedes aplaudirle a los speakers e incluso reaccionar en tiempo real como un post de Facebook para mostrar tu apoyo.

Ahora, llevándolo a un plano estrictamente híbrido y dejando de lado el equipo de RV, los eventos físicos y transmitidos online siempre han existido, y en estas circunstancias hacen más sentido que nunca.

Nuestra colaboración con Money fest, un evento en la Ciudad de México, también tuvo que hacerse de forma híbrida. Siguiendo la temática de cultura financiera del festival, surgió una edición de fracasos financieros. Mientras que los anfitriones y los speakers fueron grabados en un set en vivo, el festival tuvo que ser transmitido online. Pronto tuvimos gente en redes sociales compartiendo sus fuck ups y preguntas para los expertos en el complejo mundo de la economía.

Pronto los beneficios de tener reuniones y webinars remotos se notaron en nuestros eventos privados para empresas.
Más compañías se están dando cuenta de la importancia de no dejar que la productividad y la moral decaigan en estos tiempos, y están colaborando con nosotros para crear espacios de innovación y vulnerabilidad mientras se ahorran las complicaciones y logística de hacer eventos presenciales. Las oportunidades de llevar más y mejores speakers motivacionales de forma remota son enormes.

Aún no hay certeza para el futuro de los eventos, pero tener la oportunidad de reaccionar y adaptarnos a la crisis del presente nos otorga más claridad sobre los siguientes paso a tomar y el camino por el que nos lleva la innovación.

#Sharethefailure

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